Ha die Jan, al veel bezorgde reacties ontvangen?
Jan: "Ik heb nog geen reacties ontvangen van leden. Maar dat is ook niet zo verwonderlijk. Het heeft net op de site gestaan en vorige week zijn de commissies verzocht de nieuwsbrief via de leiders uit te delen aan de leden. De leiders zijn ook verzocht om de juiste bereikbaarheidsgegevens van de leden te verzamelen en deze door de te geven aan de ledenadministratie. Wijzigingen van adres, telefoonnummer, emailadres, etcetera geeft men vaak niet door aan de ledenadministratie. Met name bij jeugdleden zijn alleen het mobiele nummer en emailadres van de jeugdspeler bekend. Juist degene die de contributie moet betalen wil ClubCollect benaderen om de contributie over te maken."
Is het erg wanneer die gegevens niet op orde zijn?
Jan: "Kloppen de gegevens niet dan kan ClubCollect leden hierdoor niet benaderen en dat kan leiden tot het betalen van extra administratiekosten. Ik ga er vanuit dat leiders en leden snel reageren. De gegevens van het 1e team, de E2, heb ik al binnen. Voor het up to date krijgen van de ledenadministratie heb ik dus voorlopig handenvol werk. Als ClubCollect de inning van de contributie en de administratiekosten, tuchtzaken KNVB en meer gaat verzorgen dan gaat dat mij veel tijd schelen. De ledenadministratie verzorg ik nu zo'n acht jaar. Vooral in de overschrijvingsperiode is het erg druk. Steeds meer voetballers verkassen dan vaak naar een andere vereniging. In die periode hebben wij dan zo'n 100 mutaties. Gelukkig helpt Peter Molenaar mij dan met het inschrijven in Sportllnk van de jeugdleden. Per nieuw lid zijn we zo'n 10 minuten bezig dus reken maar uit. Vervolgens de maandelijkse contributie inning wat ook weer wekelijks de nodige tijd vergt. Ik wil een stapje terug doen en het resterende werk blijft voor mij zodoende behapbaar. ClubCollect gaat dus veel werk uit mijn handen nemen."
Wanneer gaan we hier echt iets van merken?
Jan: "In de maand juli lever ik de bereikbaarheidsgegevens aan ClubCollect. Vanaf de maand juli worden de leden door ClubCollect benaderd per sms of emailbericht. Ook sturen zij nog een herinnering en een tweede herinnering als men nog niet heeft betaald. Reageert men dan nog niet dan krijgt men de rekening op het huisadres gestuurd. Er worden dan wel extra administratiekosten berekend (euro 5,-). De contributie kan in een keer worden betaald of in 5 termijnen (de maanden juli, september, november, januari en maart). Kiest men voor het betalen in termijnen dan wordt per termijn euro 0,50 administratiekosten in rekening gebracht."
Zijn er nog speciale regels voor leden die willen overschrijven naar een andere club?Jan: "Ik wil leden die willen overschrijven naar een andere vereniging of om andere redenen het lidmaatschap willen opzeggen, oproepen dat zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor 1 juli a.s., te doen. Opzegging van het lidmaatschap kan alleen bij ondergetekende per brief of per email (
[email protected]) en niet bij leiders, trainers of commissies. Men riskeert daarmee dat men nog een geheel seizoen contributie moet betalen. Het lidmaatschap gaat men aan voor een geheel seizoen. Tussentijdse opzegging, behalve voor E- en F-leden (opzegtermijn van drie maanden), is niet mogelijk."
Alles bij elkaar: fijne ontwikkeling?
Jan: "Ja, ClubCollect heeft bewezen, bij heel veel verenigingen inmiddels, dit werk prima uit handen te kunnen nemen van vrijwilligers. Wij houden altijd zicht op de zaken, en voor de leden geeft het continuïteit en helderheid."
